Статьи

Home › News

Шпаргалка делопроизводителя

29.08.2018

ЗАЩИТА ДИПЛОМА (рекомендации)

Документы поступают в организацию в бумажном или электронном виде. Все без исключения проходят обработку в  системе электронного документооборота  (СЭД), если она внедрена в организации.

Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду

Как зарегистрировать бумажный документ в СЭД?

Для каждого документа, поступившего в бумажном виде, сотрудник, регистрирующий входящие документы , создает регистрационную карточку (далее — РК). В новой РК он заполняет следующие поля:

1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2

— «От кого»;

— «Исходящий номер»;

— «Дата исходящего»;

— «Вид документа»;

— «Кому»

Переключатель «ДСП-документ» должен быть выключен.

С помощью кнопки «Зарегистрировать» сотрудник канцелярии присваивает регистрационный номер документа . РК автоматически по значению в поле «Кому», которое заполнил сотрудник, перенаправляется руководителю, заместителю руководителя или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Корреспонденция, поступившая в канцелярию в бумажном виде, передается в отделы под роспись в распечатанной РК либо делается реестр , если документов много. Реестр формируется автоматически в любой системе электронного документооборота. Можно выбрать реестр документов за определенную дату либо документы нужного отдела.

Как зарегистрировать электронный документ в СЭД?

В базе, куда поступают документы в электронном виде, сотрудник, отвечающий за регистрацию электронных документов , выбирает РК документа (по номеру, дате или краткому содержанию).

Затем он проверяет правильность оформления РК электронного документа:

— наличие и подлинность электронно-цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая подтверждает подлинность документа и придает ему юридическую силу; 

— соответствие подписи автора с ЭЦП;

— соответствие исходящего номера и даты (при наличии) в файле электронного документа с данными РК,

— наличие приложений, если они указаны в тексте.

В случае выявления нарушений в регистрации документа он может отказать в принятии документа. В системе электронного документооборота есть команда «Отказать в регистрации» , также указывается причина отказа.

В случае отсутствия нарушений в оформлении регистратор с помощью кнопки «Зарегистрировать» присваивает документу регистрационный номер. РК автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в структурное подразделение (директору, заместителю директора, в отдел).

Как зарегистрировать ДСП-документ?

ДСП-документы могут поступать также в бумажном и электронном виде. Все о работе с документами "Для служебного пользования">>

Если в организации есть необходимость электронного обмена ДСП-документами, то сначала следует:

— настроить закрытый канал электронной почты;

— создать почтовый ящик, оснащенный средствами защиты информации;

— предоставить доступ сотруднику канцелярии на закрепленном рабочем месте, прописав обязанность работы с ДСП-документами в его в должностной инструкции.

Прием ДСП-документов осуществляется в следующей последовательности:

Извлекается архивный файл.

Затем регистратору ДСП-документов следует разархивировать файл (например, с помощью программы Winrar).

Проверяется правильность оформления электронного документа: наличие файла документа, файла ЭЦП к документу, файлов приложений (если есть), наличие, подлинность ЭЦП и соответствие ее должностному лицу, подписавшему электронный документ.

При наличии ошибок регистратор не обрабатывает ДСП-документ и направляет мотивированный отказ в приеме также по закрытому каналу электронной почты.

При отсутствии ошибок обработка ДСП-документов завершается в следующей последовательности:

ДСП-документ распечатывается;

на первой странице в верхнем правом углу проставляется номер экземпляра в соответствии со списком рассылки;

на первой странице в нижнем правом углу проставляется штамп или производится запись «Дубликат. ЭЦП подтверждена» и заверяется подписью. 

Регистратор входящей ДСП-корреспонденции также заполняет поля: «Кому», «Экземпляр №», «Кол-во листов»,  «Краткое содержание». Переключатель «ДСП документ» должен быть включен. 

В случае отсутствия нарушений в оформлении с помощью кнопки «Зарегистрировать» документу присваивается регистрационный номер. При этом РК документа автоматически по значению в поле «Кому» перенаправляется руководителю, заместителю или в отдел.

ДСП-документы в бумажном виде передаются в структурные подразделения под роспись в реестре.