Статьи

Home › News

1991 Civic Tech Center: Worksection — это структурность и тайм-менеджмент нашего проекта

29.08.2018

Про 1991 Civic Tech Center

Мы  — первый в Украине центр по развитию гражданских технологических организаций и стартапов. Пытаемся сделать атмосферу максимально продуктивной, чтобы люди могли создавать по-настоящему крутые вещи.

У нас есть коворкинг для стартапов, ивент-зона и митинг-румы. С нами можно организовывать собственные проекты или посещать ивенты, которые проводит наша команда.

Сфера, которая работает на стыке гражданских инициатив, бизнеса, IT-решений — это то, что нужно нашей стране в частности.

Почему важно ставить задачи

Независимо от того, какого размера организация  — всегда очень важно ставить задачи и отслеживать их динамику. Обязательно с  учетом времени и сроков.

Важно понимать чем занимаешься ты, твои коллеги и твое руководство. Смотря на весь спектр задач, сотрудники чувствствуют свою ответственность на уровне всей организации.

Благодаря таск-менеджеру все ощущают время, и вероятность что-то забыть близится к нулю.

Многие проекты застревают из-за человеческого фактора. Потому что, все может рассыпаться, если забыть даже какую-то очень маленькую деталь.

Такие сервисы призваны выстроить четкий путь развития и вести вас в этом направлении, не забывая ничего.

Как у нас все построено

В работе мы используем Worksection. В нем у нас заведен один проект. Пока мы не создаем больше, так как в дальнейшем планируем присоединить другие проекты организации SocialBoost.

У нас все разбито по задачам. Есть четыре корневые задачи: Ивенты; Обеспечение офиса; Юридические вопросы; Маркетинг. Всю работу ведем в подзадачах и с помощью чеклистов. У каждой задачи есть ответственный, он контролирует всю работу в подзадачах.

Когда планируется новый ивент, мы создаем дубликат уже существующей аналогичной задачи. Затем просто меняем название, сроки выполнения, ответственного и иногда что-то уточняем. Это экономит много времени для компаний, у которых есть типовые задачи.

Сотрудники и Worksection

Worksection — основной инструмент и все пользуются системой активно и ежедневно. Во время адаптации сотрудников проводили мини-презентации и объясняли некоторые моменты. Сейчас уже все привыкли и жалоб нет.

Вначале главное объяснить правила постановки задач: дедлайны, заблаговременность постановки, правильное название и т.д.

Я придерживаюсь такого мнения: от того, каким образом ты поставишь задачу, насколько четко — зависит ее корректное и своевременное выполнение.

Почему Worksection?

Пробовала пользоваться Asana, Basecamp, Trello, Redmine и Worksection. И когда начала работу над этим проектом, Worksection стал очевидным выбором. Потому, что в специфике нашей работы важна каскадная модель постановки тасков. То есть, возможность ставить подзадачи на любом уровне. В других системах есть проблемы с удобством, лично для меня.

Мне важны юзабильность, простой интерфейс и нужный функционал. Все, что тебе нужно, находится в одном окне.

В Worksection мне еще нравится, что есть мобильное приложение и адаптивность.

Функционал, который делает жизнь лучше

Пользуемся всеми « фишками » редактора. Удобно вшивать ссылки, разбивать по чек-листам и нумерованным спискам.

Над задачами часто работают несколько человек, их мы тегаем (упоминаем), чтобы приходили персональные уведомления.

И самое любимое  — это прикреплять файлы и ставить смайлики, чтобы быстро реагировать на комментарии.

Временные расходы и таймер

Я пользуюсь только временными расходами, вношу их самостоятельно в задачи. Не использую таймер, потому что работаю в режиме мультизадачности и быстро переключаюсь с одной задачи на другую. Сотрудники включают таймер, но на более долгосрочные задачи, например, на написание статьи.

Теги и статусы

Самый частый тег в реалиях нашего проекта — это «срочно»

В Worksection можно создавать отложенные задачи, выставив срок старта и финиша. Такие задачи переносятся в режим ожидания. В них используем тег «в работе». Человек может начать работать по задаче раньше. И поставив соответствующий тег «в работе» — всем становится ясно, что задача уже исполняется.

Иногда над задачей равноценно работают несколько человек. На этот случай мы создали собственные метки с именами сотрудников. Добавляли их в задачукак исполнителей, и было видно кто над ней работает.

Отчет

Отчет — это больше для меня. Для понимания того, где мы завалили сроки. Удобно посмотреть закрытые задачи и понять, почему так произошло, отследить, как такие ситуации влияют на остальные задачи.

Формирую отчеты по нужным фильтрам и скачиваю их. В отчете есть ссылки на задачи, и это большой плюс. Если тебе нужна развернутая история, ты из Excel-файла можешь сразу перейти в задачу.

Недостатки

Хочется, чтобы у задачи было несколько ответственных. Я решаю эту проблему тем, что тегаю нужных людей в описании задачи. Но все же такого функционала, лично нам, не хватает.

И добавьте смайликов, вам что смайликов жалко?

Для кого подходит?

Считаю, что Worksection подходит для любого бизнеса. Особенно для тех, кто планирует ивенты. В любом случае, выбор системы зависит от поставленных задач. Из конкретных примеров — это могут быть различные диджитал или пиар агентства, юридические фирмы.

Мы с удовольствием рекомендуем Worksection нашим резидентам, стартапам, проектам. Для них — это не только хороший сервис, но и инструмент, который помогает становиться лучше и достигать своих целей быстрее.

В нашем случае Worksection — это структурность

и тайм-менеджмент нашего проекта.

Без него эффективность упала бы на 30%

И видео версия как всегда на нашем Youtube Worksection